Uno degli ambiti della nostra quotidianità tra i più rivoluzionati dal coronavirus è sicuramente quello del lavoro. Durante il lockdown e nei mesi successivi, numerose aziende ed enti pubblici si sono trovati ad affrontare la delicata questione del lavoro in presenza o da remoto, lo smart working. Obbligati ad adottarlo durante il periodo di quarantena, alcuni hanno deciso di mantenerlo sotto varie forme anche una volta finita l’emergenza. Questo, insieme alle nuove norme di distanziamento sociale, ha inevitabilmente modificato sia l’aspetto che la quotidianità degli uffici, proponendo una nuova distribuzione degli spazi e una nuova concezione dell’attività lavorativa. Architetti e designer di interni, come gli esperti di Design to Users (D2U) e del Gruppo Lombardini22 si sono dunque interrogati su come progettare o riprogettare gli spazi lavorativi e su come si stia evolvendo il concetto di lavoro. Vediamo dunque come cambieranno gli uffici dopo il coronavirus e come rendere il vostro immobile adatto alle nuove norme.
La convivenza tra physical e smart office
Il coronavirus non ha modificato solo gli uffici, ma prima di tutto ha cambiato la nostra concezione di lavoro. Se prima era imprescindibile la presenza dei lavoratori in ufficio, durante il lockdown aziende e impiegati hanno dovuto imparare a lavorare ognuno dalla propria casa, coordinandosi tramite conference call e utilizzando tutti i mezzi messi a disposizione dal digitale. Per ragioni di sicurezza, però, lo smartworking e il lavoro da remoto continuano a essere incentivati anche adesso che il periodo di chiusura è finito. Ecco dunque che gli uffici post-coronavirus devono tener conto dell’alternanza tra lavoro in presenza (physical office) e lavoro da remoto (smart office), mantenendo comunque la miglior coordinazione e comunicazione possibile tra i dipendenti. Qui di seguito trovate alcuni piccoli consigli per rendere semplice ed efficace questa “convivenza”.
Riqualificare gli spazi fisici
Una delle prime norme per combattere la diffusione del coronavirus è quella del distanziamento sociale: si raccomanda, infatti, di mantenere almeno un metro di distanza tra le persone all’interno di uno spazio chiuso. Ecco dunque che le scrivanie devono essere distanziate, così come le sedie dove far accomodare i vostri interlocutori o le postazioni nelle sale d’attesa. Ogni spazio deve essere ripensato in base al numero di persone che prevediamo vi accederanno contemporaneamente, in modo che tutte possano farlo in massima sicurezza. Allo stesso tempo, però, è necessario formare il personale perché utilizzi gli spazi adeguatamente.
Creare una community virtuale
Per una perfetta convivenza tra lavoro in ufficio e lavoro da remoto è bene creare una community virtuale di cui il dipendente possa sentirsi parte quando è in loco come nei giorni in cui lavora da casa. Questo richiede sia un implemento tecnologico che la creazione di appositi spazi fisici all’interno dell’ufficio. Da un punto di vista informatico è necessario investire sui tanti strumenti digitali che permettono di accedere ad archivi e banche dati anche dall’esterno, di organizzare chiamate di gruppo e di scambiarsi velocemente messaggi e file. All’interno dell’ufficio fisico, però, vanno progettati spazi adatti per le conference call o per riunioni brevi che possano svolgersi online, senza però disturbare chi sta lavorando intorno a noi: stanze dotate di grandi monitor, di proiettori e fornite di postazioni computer complete per poter svolgere meeting e riunioni in tutta comodità.
Gli open space e gli spazi comuni
E come fare con gli open space e gli spazi comuni come sale riunioni o mense? Per ogni ambiente va studiata bene la soluzione migliore. Oltre a distanziare bene le postazioni, è possibile utilizzare un arredamento modulabile, che possa essere spostato per creare e delimitare sempre nuovi spazi adatti all’occasione. Vi consigliamo però di evitare i cubicoli, tanto di moda negli anni Ottanta, che oltre a non essere sicuri da un punto di vista del contagio, influiscono notevolmente sull’umore e il rendimento dei dipendenti.
Un futuro a prova di smart working
La soluzione più sicura (e anche più economica) per un’azienda e per il lavoratore resta comunque lo smartworking, grazie al quale si abbattono notevolmente anche i costi fissi. Questo però richiede un cambiamento delle filosofie aziendali, che devono andare verso una maggior fiducia nei propri dipendenti, una flessibilità del lavoro e dei suoi orari e un grande investimento nella formazione digitale del personale, così da aumentarne le competenze. Nel frattempo, in questo articolo abbiamo cercato di dare qualche spunto e consiglio per riorganizzare gli uffici dopo il coronavirus: vi sono stati utili?